Phần lớn rắc rối của người mua ở xa không nằm ở lúc mua mà nằm ở năm thứ hai, khi phát sinh một việc cần có người đứng tại chỗ trong hôm nay.
Người mua ở xa thường chuẩn bị rất kỹ cho ngày ký và gần như không chuẩn bị gì cho năm thứ hai.
Năm thứ hai là lúc mọi thứ thật bắt đầu: một vòi nước rò, một tờ thông báo của ban quản lý cần phản hồi trong bảy ngày, một khách thuê dọn đi vào đúng tuần mình đang bận, một cuộc họp cư dân cần người có mặt.
Không việc nào trong số đó lớn. Nhưng tất cả đều cần một người có mặt được trong hôm nay.
Sáu nhóm việc phải có người làm
Đây là danh sách nên lập trước khi mua, không phải sau khi nhận nhà.
| Nhóm việc | Tần suất | Có thể làm từ xa không |
|---|---|---|
| Nhận thông báo, phản hồi ban quản lý, đóng phí | Hằng tháng | Phần lớn được |
| Kiểm tra hiện trạng, mở cửa thông gió | Vài tuần một lần | Không |
| Sửa chữa nhỏ, gọi thợ, giám sát thợ | Khi phát sinh | Không |
| Đón khách thuê, bàn giao, dọn dẹp | Theo lượt khách | Không |
| Thủ tục hành chính, giấy tờ, thuế | Vài lần một năm | Một phần |
| Xử lý sự cố khẩn: cháy, ngập, mất trộm | Hiếm nhưng nặng | Không |
-> Bốn trong sáu nhóm không làm từ xa được. Đó là toàn bộ vấn đề, và cũng là lý do câu hỏi "ai làm việc này" phải được trả lời trước khi ký chứ không phải sau.
Ba cách tổ chức, đọc cả mặt yếu
Cách 1 - nhờ người thân hoặc người quen tại chỗ.
Rẻ nhất, và phù hợp khi tần suất việc thấp. Hai giới hạn thật:
- Không có ràng buộc trách nhiệm. Khi có sự cố thì không ai chịu trách nhiệm một cách rõ ràng, và cũng
không nên đòi hỏi điều đó ở một người đang giúp mình.
- Quan hệ dễ hỏng nếu chuyện tiền bạc không nói rõ từ đầu. Cách giảm rủi ro là trả công đàng hoàng và nói
rõ phạm vi việc ngay từ ngày đầu, kể cả với người trong nhà.
Cách 2 - thuê đơn vị quản lý chuyên nghiệp.
Đắt hơn, nhưng có hợp đồng, có người thay thế khi người phụ trách nghỉ, và có quy trình. Phù hợp khi tài sản được khai thác cho thuê, vì khi đó khối lượng việc đủ lớn để chi phí đó hợp lý.
Thứ cần đọc kỹ nhất trong hợp đồng loại này là ranh giới trách nhiệm: khoản nào đơn vị quản lý được tự quyết, khoản nào phải hỏi chủ nhà, và trần chi phí sửa chữa mà họ được tự chi. Không có trần thì hoặc là mọi việc nhỏ đều phải chờ chủ nhà duyệt, hoặc là chi phí phát sinh không kiểm soát được.
Cách 3 - tự làm từ xa, bay về khi cần.
Khả thi khi tài sản không cho thuê và ở gần. Nhưng nên tính thẳng chi phí mỗi chuyến đi vào bảng tính - gồm cả vé, chỗ ở và ngày công của chính mình - thay vì coi đó là chuyện không mất gì.
Bốn thứ nên chuẩn bị trước khi nhận nhà
Làm sớm thì mất một buổi. Làm muộn thì mất nhiều hơn thế.
Một - văn bản uỷ quyền, công chứng, ghi rõ phạm vi. Điểm quan trọng: tách bạch quản lý sử dụng với định đoạt tài sản. Uỷ quyền để mở cửa cho thợ, nhận thông báo, đóng phí là một phạm vi; quyền chuyển nhượng, thế chấp, nhận tiền bán tài sản là phạm vi hoàn toàn khác và không nên gộp chung.
Hai - hồ sơ số hoá. Chụp và lưu: hợp đồng, phụ lục, biên bản bàn giao, sơ đồ điện nước, danh sách thiết bị kèm số máy và thời hạn bảo hành. Khi ở xa, thứ tra được trong ba phút quan trọng hơn thứ cất kỹ trong tủ.
Ba - danh bạ tại chỗ. Số của ban quản lý, một thợ điện nước, một thợ khoá, một người dọn dẹp. Tìm lúc chưa cần thì có thời gian chọn; tìm lúc đang ngập thì lấy ai gọi được.
Bốn - tài khoản thanh toán tự động cho các khoản phí định kỳ. Phí quản lý bị nợ vài tháng ở nhiều nơi dẫn tới cắt dịch vụ hoặc phát sinh khoản phạt, và người ở xa thường không biết cho tới khi đã muộn.
Một chi tiết nhỏ nhưng đáng làm ngay: đăng ký để mọi thông báo của ban quản lý gửi song song tới hai kênh
- một kênh cho mình và một kênh cho người trông tại chỗ.
Rất nhiều rắc rối của chủ nhà ở xa bắt đầu từ một tờ thông báo dán ở sảnh mà không ai đọc: sửa chữa hệ thống chung, thay đổi quy định, hạn đóng một khoản phí, hoặc một cuộc họp có biểu quyết.
Với sản phẩm ven biển, thêm một lớp nữa
Khí hậu ven biển làm cho việc vắng mặt tốn kém hơn ở nơi khác. Hơi muối và độ ẩm ăn vào bản lề, khoá, thiết bị điện và bề mặt kim loại; căn nhà đóng cửa liên tục xuống cấp nhanh hơn căn có người dùng.
Điều đó đổi lịch kiểm tra: ở nơi khác có thể vài tháng một lần, ở đây nên dày hơn, và nên có một danh mục kiểm cố định thay vì nhìn qua rồi về. Phần chi phí bảo trì đi kèm nằm ở huong-nha-ven-bien-gio-va-muoi.
Nếu sản phẩm nằm trong một dự án có đơn vị vận hành, thì chất lượng của đơn vị đó ảnh hưởng tới trải nghiệm của chủ nhà ở xa nhiều hơn cả vị trí căn nhà. Cách đọc vai trò và giới hạn của họ nằm ở don-vi-van-hanh-doi-thi-cu-dan-lam-gi.
Ai KHÔNG nên mua ở nơi mình không sống
Người không có ai tại chỗ và cũng không định thuê dịch vụ. Không phải vì rủi ro lớn, mà vì mỗi việc nhỏ sẽ trở thành một chuyến đi hoặc một khoản chi bất ngờ, và tổng của chúng thường vượt phần lợi ích đã hình dung.
Người mua sản phẩm cần vận hành mà chưa xác định đơn vị vận hành. Với sản phẩm khai thác lưu trú, chọn người vận hành là một phần của quyết định mua, không phải việc để lại giải quyết sau.
Người chưa từng tới khu vực đó vào mùa thấp điểm. Một nơi nhìn vào tháng cao điểm và nhìn vào tháng vắng khách là hai nơi khác nhau, và chủ nhà ở xa sẽ sống chủ yếu với phiên bản thứ hai.
Điều bài này không nói
Bài này không nêu mức phí quản lý hay mức thu từ cho thuê, vì hai con số đó phụ thuộc vào từng sản phẩm, từng địa phương và từng hợp đồng cụ thể. Bài cũng không giới thiệu hay đánh giá đơn vị quản lý nào, và không thay thế tư vấn pháp lý cho phần uỷ quyền - nội dung văn bản uỷ quyền nên được công chứng viên hoặc luật sư soát theo đúng nhu cầu của mình.
Câu hỏi thường gặp
Mua nhà ở tỉnh khác thì ai lo việc hằng ngày?
Có ba cách tổ chức - nhờ người thân tại chỗ, thuê đơn vị quản lý chuyên nghiệp, hoặc tự làm từ xa và bay về khi cần. Mỗi cách có chi phí và mức rủi ro khác nhau, và điều quan trọng là chọn một cách rõ ràng trước khi mua chứ không để tới lúc phát sinh việc mới đi tìm người.
Nhờ người thân trông nhà có ổn không?
Ổn cho các việc nhẹ và không thường xuyên, nhưng có hai giới hạn cần nhìn thẳng. Một là không có ràng buộc trách nhiệm nên khi có sự cố thì không ai chịu trách nhiệm rõ ràng. Hai là quan hệ gia đình dễ bị ảnh hưởng khi chuyện tiền bạc và trách nhiệm không được nói rõ từ đầu.
Uỷ quyền cho người khác quản lý nhà thì cần giấy tờ gì?
Cần văn bản uỷ quyền được công chứng, ghi rõ phạm vi công việc được làm và thời hạn. Nên tách riêng phạm vi quản lý sử dụng với phạm vi định đoạt tài sản - uỷ quyền quản lý không nên kèm quyền chuyển nhượng, thế chấp hay nhận tiền bán tài sản.
Chi phí quản lý từ xa nên tính bao nhiêu vào bảng tính?
Không có một tỷ lệ chuẩn vì nó phụ thuộc vào loại sản phẩm và cách tổ chức. Cách đúng là liệt kê sáu nhóm việc cụ thể, hỏi giá thật cho từng nhóm tại địa phương đó, rồi cộng lại - thay vì áp một tỷ lệ phần trăm nghe được ở đâu đó.
Số liệu trong bài lấy từ đâu (3 mục)
| Khẳng định trong bài | Căn cứ |
|---|---|
| Vai trò và giới hạn của đơn vị vận hành, và những việc cư dân phải tự làm | [[don-vi-van-hanh-doi-thi-cu-dan-lam-gi]] |
| Cách đánh giá một đơn vị quản lý vận hành lưu trú trước khi ký hợp đồng | [[cho-thue-dai-han-hay-ngan-ngay-o-nha-trang]] |
| Chi phí bảo trì tăng thêm với công trình nằm sát biển do hơi muối và gió mặn | [[huong-nha-ven-bien-gio-va-muoi]] |
