Rất nhiều người mua nhà xong thì hết quan tâm. Nhưng có đúng một buổi họp quyết định phần lớn trải nghiệm sống của mười năm sau.
Có một buổi họp mà rất nhiều người mua nhà bỏ qua, rồi mười năm sau vẫn phải sống với hệ quả của nó.
Đó là hội nghị nhà chung cư lần đầu — cuộc họp quyết định ai quản lý nơi bạn ở, bạn trả bao nhiêu tiền mỗi tháng, và ai giữ khoản quỹ bảo trì mà chính bạn đã đóng.
Buổi họp này quyết bốn thứ
Một là ban quản trị. Đây là nhóm người đại diện cho cư dân trong quan hệ với chủ đầu tư, với đơn vị quản lý vận hành và với cơ quan quản lý nhà nước. Họ ký hợp đồng, họ đứng tên tài khoản quỹ bảo trì, họ quyết chi.
Hai là quy chế hoạt động và quy chế thu chi tài chính của ban quản trị. Nghe khô khan nhưng đây là văn bản kiểm soát quyền lực của nhóm vừa bầu ở trên. Không có quy chế chặt thì mọi tranh chấp về sau đều không có căn cứ để xử.
Ba là mức phí quản lý vận hành. Con số này nhân với diện tích căn hộ và nhân với mười hai tháng, rồi nhân tiếp với số năm bạn ở — nó là một khoản tiền lớn hơn nhiều so với cảm giác ban đầu.
Bốn là đơn vị quản lý vận hành. Ai làm bảo vệ, ai làm vệ sinh, ai bảo trì thang máy, ai xử lý khi mất nước lúc mười giờ đêm.
-> Bốn quyết định này gộp lại chính là trải nghiệm sống hằng ngày trong nhiều năm. Chúng được quyết trong một buổi.
Quỹ bảo trì: chỗ hay tranh chấp nhất
Kinh phí bảo trì phần sở hữu chung do người mua đóng theo tỷ lệ trên giá trị hợp đồng. Nó không phải tiền của chủ đầu tư, và cũng không phải tiền của ban quản trị. Nó là tiền của cư dân, dùng để sửa chữa các hạng mục sở hữu chung: thang máy, mái, hệ thống cấp thoát nước, hệ thống điện, phòng cháy chữa cháy.
Cơ chế theo quy định là: trước khi có ban quản trị thì chủ đầu tư tạm quản lý; sau khi ban quản trị được thành lập thì phải bàn giao lại.
Việc bàn giao quỹ bảo trì là một trong những tranh chấp phổ biến nhất giữa cư dân và chủ đầu tư trên cả nước. Nó phổ biến vì đó là một khoản tiền lớn nằm ở tay một bên trong khi thuộc về bên khác.
Với một toà nhà vài trăm căn, quỹ này thường là con số nhiều tỷ đồng. Đủ lớn để đáng tranh chấp, và đủ lớn để đáng quan tâm ngay từ buổi họp đầu tiên.
Ba việc nên làm trước buổi họp
- Đọc lại điều khoản phí quản lý trong hợp đồng mua bán của mình. Trước khi có hội nghị, mức phí áp theo thoả thuận trong hợp đồng. Biết mức đó thì mới đánh giá được đề xuất tại hội nghị là cao hay thấp.
- Hỏi số dư quỹ bảo trì hiện tại. Đây là câu hỏi hoàn toàn chính đáng và nên được đặt bằng văn bản trước buổi họp, để có thời gian đối chiếu.
- Nói chuyện trước với vài hộ khác. Một cư dân đơn lẻ tại hội nghị gần như không có ảnh hưởng. Ba bốn hộ đã thống nhất với nhau về vấn đề cần nêu thì khác hẳn.
Nếu không thể tham dự, hãy uỷ quyền bằng văn bản cho người mình tin. Không đi và không uỷ quyền nghĩa là để người khác quyết hộ toàn bộ bốn việc ở trên.
Hai câu nên đặt tại hội nghị
Câu thứ nhất: mức phí quản lý này được tính từ phương án chi phí nào? Một mức phí thấp mà không có phương án chi phí kèm theo là mức phí sẽ phải điều chỉnh tăng trong vòng một hai năm — và lúc đó việc tăng sẽ khó hơn nhiều so với việc đặt đúng ngay từ đầu. Ngược lại, một mức phí cao mà không giải trình được cũng cần được chất vấn.
Câu thứ hai: quỹ bảo trì hiện đang ở đâu, số dư bao nhiêu, và lộ trình bàn giao thế nào? Câu này nên được ghi vào biên bản, kèm mốc thời gian cụ thể. Ghi vào biên bản là việc nhỏ tại thời điểm đó nhưng là căn cứ quan trọng nếu về sau phát sinh tranh chấp.
Với nhà thấp tầng trong dự án thì sao
Nhiều người nghĩ đây là chuyện riêng của chung cư. Không hẳn.
Nhà phố, biệt thự trong một khu đô thị vẫn có phần sở hữu chung: đường nội bộ, cây xanh, chiếu sáng, hệ thống thoát nước, an ninh, và các tiện ích chung. Chúng vẫn cần một cơ chế quản lý, vẫn phát sinh phí, và vẫn cần một bên đại diện cư dân.
Hình thức tổ chức có thể khác chung cư tuỳ theo quy định và tuỳ theo thiết kế của dự án, nhưng bốn câu hỏi thì giống hệt: ai quản lý, quy chế thế nào, phí bao nhiêu, tiền chung ai giữ.
Đây cũng là nhóm chi phí hay bị bỏ quên khi tính bài toán đầu tư — xem chi phí sau khi nhận nhà người mua hay quên.
Ai KHÔNG phù hợp
Người mua nhà riêng lẻ trên đất riêng, không thuộc dự án có phần sở hữu chung, không cần cơ chế này. Không có quỹ bảo trì chung, không có ban quản trị, và cũng không có phí quản lý.
Người cần trình tự thủ tục chi tiết để tổ chức hội nghị nên tra thẳng quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư hiện hành và hỏi cơ quan quản lý nhà ở tại địa phương. Trình tự, tỷ lệ tham dự tối thiểu và cách thức biểu quyết đều là những chi tiết pháp lý cần lấy từ văn bản gốc.
Và một điều nói thẳng: một dự án đã bàn giao lâu mà chưa tổ chức hội nghị cư dân lần đầu là một dấu hiệu. Nó có thể do khách quan, nhưng nó cũng có thể do một bên nào đó không vội. Người mua thứ cấp nên hỏi câu này trước khi xuống tiền, vì nó cho biết trước rất nhiều về những gì sẽ gặp sau khi dọn vào.
Trước khi nhận nhà, đọc biên bản bàn giao cần kiểm những gì và bảo hành công trình bao lâu và gồm gì.
Ai nên mua — và ai không nên
Phù hợp nếu…
- Anh chị sắp nhận bàn giao căn hộ hoặc nhà trong một dự án có phần sở hữu chung.
- Anh chị đã ở được một thời gian mà dự án chưa tổ chức hội nghị cư dân lần đầu.
- Anh chị muốn hiểu vì sao phí quản lý ở hai dự án cạnh nhau lại chênh nhau nhiều.
Chưa phù hợp nếu…
- Anh chị mua nhà riêng lẻ trên đất riêng, không thuộc dự án có phần sở hữu chung. Cơ chế này không áp dụng.
- Anh chị cần trình tự thủ tục chi tiết để tổ chức hội nghị. Trình tự cụ thể theo quy chế hiện hành và hướng dẫn của cơ quan quản lý nhà ở địa phương, phải tra văn bản gốc.
Câu hỏi thường gặp
Hội nghị nhà chung cư lần đầu quyết những gì?
Những việc chính gồm bầu ban quản trị, thông qua quy chế hoạt động và quy chế thu chi tài chính của ban quản trị, thông qua mức phí quản lý vận hành, và quyết định việc lựa chọn đơn vị quản lý vận hành. Đây là bốn quyết định ảnh hưởng trực tiếp và lâu dài tới chi phí ở cũng như chất lượng vận hành.
Quỹ bảo trì là gì và ai giữ?
Là kinh phí bảo trì phần sở hữu chung do người mua đóng theo tỷ lệ trên giá trị hợp đồng, dùng để sửa chữa các hạng mục thuộc sở hữu chung như thang máy, mái, hệ thống kỹ thuật. Trước khi có ban quản trị thì chủ đầu tư tạm quản lý, sau khi ban quản trị được thành lập thì phải bàn giao lại. Việc bàn giao quỹ này là một trong những tranh chấp phổ biến nhất giữa cư dân và chủ đầu tư.
Không đi họp có sao không?
Có. Hội nghị quyết theo đa số của những người tham dự hoặc uỷ quyền hợp lệ, nên người không đi và không uỷ quyền là người không có tiếng nói trong các quyết định về ban quản trị, phí quản lý và đơn vị vận hành. Nếu không thể đi thì nên uỷ quyền bằng văn bản cho người mình tin.
Phí quản lý do ai quyết?
Mức phí quản lý vận hành được hội nghị nhà chung cư thông qua, trên cơ sở phương án do đơn vị quản lý vận hành hoặc ban quản trị đề xuất. Trước khi có hội nghị thì áp theo mức đã thoả thuận trong hợp đồng mua bán. Đây là lý do nên đọc kỹ điều khoản phí trong hợp đồng ngay từ đầu.
Số liệu trong bài lấy từ đâu (4 mục)
| Khẳng định trong bài | Căn cứ |
|---|---|
| Việc tổ chức hội nghị nhà chung cư, thành lập ban quản trị, quản lý kinh phí bảo trì phần sở hữu chung và lựa chọn đơn vị quản lý vận hành được quy định trong pháp luật về nhà ở và quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư | Luật Nhà ở 2023 và Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư do Bộ Xây dựng ban hành |
| Kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư do người mua đóng theo tỷ lệ trên giá trị hợp đồng và phải được bàn giao cho ban quản trị sau khi ban quản trị được thành lập | Luật Nhà ở 2023, quy định về kinh phí bảo trì phần sở hữu chung |
| Chi phí phát sinh sau khi nhận nhà gồm nhiều khoản mà người mua thường không tính trước, trong đó có phí quản lý vận hành | chi-phi-sau-khi-nhan-nha-nguoi-mua-hay-quen |
| Biên bản bàn giao căn hộ và bộ hồ sơ kèm theo là căn cứ để xác định trách nhiệm giữa chủ đầu tư và người mua | bien-ban-ban-giao-can-kiem-nhung-gi |
